Elk digitaliseringstraject begint met dezelfde goede bedoeling: eerst in kaart brengen, dan bouwen.
Er komt een inventarisatie. Er komen sessies met alle afdelingen. Er komt een document van veertig pagina’s waar iedereen zich in kan vinden, precies omdat er niets scherps in staat.
En dan gebeurt er een halfjaar niets.
Het probleem met beginnen bij het plan
Een inventarisatie levert een lijst met wensen op. Wensen zijn niet hetzelfde als problemen.
Vraag mensen wat ze willen en je krijgt functies. Vraag ze waar ze gisteren tijd aan kwijt waren en je krijgt iets bruikbaarders. Het eerste levert een roadmap op, het tweede levert iets op wat volgende maand af kan zijn.
Dat verschil bepaalt of een traject doorzet. Een organisatie die na twee maanden iets ziet werken, gaat door. Een organisatie die na twee maanden een derde versie van een document leest, haakt af.
Begin bij herhaling, niet bij ambitie
De beste startpunten zien er saai uit.
Zoek het werk dat elke week identiek terugkomt: hetzelfde gegeven overtypen, dezelfde status opzoeken, dezelfde bijlage terugsturen. Dat werk is meetbaar, het is begrensd, en het is bijna altijd de plek waar tijd verdwijnt zonder dat iemand het merkt.
Neem dan de meest gestelde vraag van je klanten. Staat het antwoord daarop al in een systeem, dan heb je je eerste project. Een klantportaal laten maken dat alleen die ene vraag afvangt, is klein genoeg om snel te bouwen en groot genoeg om verschil te maken.
Waarom klein starten sneller groot wordt
Hier zit de kans die de meeste plannen missen.
Zodra er iets werkends staat, verandert de manier waarop mensen erover praten. In plaats van bedenken wat er zou moeten kunnen, reageren ze op wat er is. “Kan hier ook de pakbon bij.” “Kunnen onze monteurs dit ook zien.” Dat zijn concrete verzoeken op basis van gebruik, en ze zijn veel betrouwbaarder dan alles wat in een inventarisatiesessie is opgeschreven.
Zo groeit een klein portaal vanzelf de goede kant op. En het blijft zelden bij klanten alleen: leveranciers, onderaannemers en de buitendienst zitten met dezelfde informatiehonger. Wie later een breder portaal laten maken wil, staat er dan met een fundament dat al bewezen heeft dat het gebruikt wordt.
Drie afspraken die het klein houden
Eén probleem per keer. Zodra een tweede doel meelift, verdubbelt de doorlooptijd en verdwijnt de urgentie.
Een datum waarop het live gaat. Niet een datum waarop het af is. Live betekent dat echte mensen het gebruiken, ook als er nog dingen ontbreken.
Vaste prijs per fase. Een open rekening nodigt uit tot scope die groeit. Een afgesproken bedrag per stuk dwingt beide kanten om te kiezen.
Wat je erbij wint
De tijdwinst is het makkelijkst uit te leggen, maar zelden het interessantst.
Wat je er echt bij krijgt, is dat je organisatie leert dat software iets is wat opgeleverd wordt in plaats van iets wat gepland wordt. Dat verandert wat je de volgende keer durft aan te pakken.
En daar begint het pas.
Veelgestelde vragen over klein beginnen met digitalisering
Hoe begin je met een digitaliseringstraject?
Begin bij een concreet en terugkerend probleem in plaats van bij een uitgebreide lijst met wensen. Zoek bijvoorbeeld naar handelingen die medewerkers iedere week opnieuw uitvoeren of naar vragen die klanten voortdurend stellen. Zo ontstaat een afgebakend eerste project waarvan het resultaat snel zichtbaar kan worden.
Waarom is klein beginnen bij digitalisering vaak effectiever?
Een klein project heeft een duidelijke scope en kan daardoor doorgaans sneller worden ontwikkeld en getest. Zodra medewerkers of klanten de oplossing daadwerkelijk gebruiken, ontstaat bovendien concrete feedback waarmee een volgende fase gerichter kan worden bepaald.
Wanneer is een klantportaal een goede eerste stap?
Een klantportaal kan een logisch startpunt zijn wanneer klanten regelmatig dezelfde informatie opvragen terwijl deze gegevens al digitaal beschikbaar zijn. Door bijvoorbeeld één veelgestelde vraag via het portaal af te vangen, kan eerst worden getest hoeveel tijd dit bespaart en hoe klanten de oplossing gebruiken.
Hoe voorkom je dat een softwareproject steeds groter wordt?
Werk per fase met één duidelijk probleem, een afgebakende scope en een concrete datum waarop de oplossing in gebruik wordt genomen. Nieuwe wensen kunnen worden verzameld voor een volgende fase, zodat ze de oplevering van de huidige functionaliteit niet vertragen.
Hoe bepaal je welke functionaliteit als eerste gebouwd moet worden?
Kijk naar werkzaamheden die vaak terugkomen, relatief veel tijd kosten en eenvoudig meetbaar zijn. Een goede eerste functionaliteit lost een duidelijk probleem op voor een herkenbare groep gebruikers en is klein genoeg om snel in de praktijk te testen.
